Når du har læst artiklen har du fået:
- Forståelse for at outsource forskellige typer opgaver
- En vejledning i at udføre outsourcing uden salgsgas og fyldeord
Er du kommet i gang med at få de første erfaringer med udlicitering af it-opgaver, eller kan du endnu ikke se om potentialet
?
Generelt set bør man altid starte et projekt med at få styr på den konkrete problemstilling. Følgende spørgsmål vil det næsten altid give mening at besvære bedst muligt inden et projekt startes op:
- Er problemformuleringen skarp i spyttet?
- Er vejen til målet i projektet ufravigelig, eller skal der tages højde for leverandørens kompetencer og forslag til ændringer?
- Hvad får det af konsekvenser, hvis projektet ikke lykkes eller bliver leveret efter deadline?
- Tager det længere tid at skrive kravspecifikation til projektet, end selv at udføre det?
- Evner vi selv at håndtere de uventede problemer, der opstår i processen inden for fagområdet, der outsources?
- Hvordan skal kvaliteten som minimum være, for at den kan accepteres?
Efter der er taget stilling til punkterne, bør man have en ide om, hvorvidt projektet bliver af enkel karakter (projektet er specificeret á la en opskrift i en kogebog, hvor maden sådan set bare mangler at blive lavet), eller der er mange delopgaver af mere avanceret kategori, hvor kodning ikke er det eneste der kræves, men ting som projektledelse, kvalitetssikring, ændringer i projektet samt prissætning af alle ydelserne.
Jo mere veldefinerede opgaverne er, des bedre går det som regel. Det gør sig i reglen gældende ligegyldigt om en dansk eller udenlandsk leverandør vælges. Godt definerede projekter er lettere for leverandører at prissætte, og derfor kan det give en fordel, når der skal forhandles pris.
At få problemet, der skal løses beskrevet hensigtsmæssigt er en central del af arbejdet, der er med at få software udarbejdet ordentligt, og hvis man selv kan levere det med en detaljeringsgrad, som er så høj, at opgaven er ”let at starte op,” så er leverandørerne klar over, at man som kunde sagtens kan spørge flere steder, hvis prisen er ikke er tilfredsstillende. Ofte anvende værktøjer til at beskrive projekterne kan være, flowdiagrammer, indscannede håndtegninger af designelementer, links til andre systemer med lignende funktioner, kvalitetskrav til løsningen og hvordan man ønsker kommunikationen i projektet skal være. Man bør beskrive alle elementerne i en kravspecifikation. Ved småprojekter er det almindeligt at afregne, når projektet er overdraget fra leverandør til kunde og godkendt.
Ved projekter af langvarig karakter, som indeholder en stor mængde opgaver, som for leverandøren er rutineopgaver, kan det styrke samarbejdet at betale en fjerdedel af opgavens pris forud..Leverandører kan f.eks. findes på http://www.scriptlance.com.
Ved mere komplekse projekter,hvor alle aktiviteter ikke er kendte på forhånd, skal man forvente at udviklingstiden er væsentlig længere. Det er givet, at opgaven ikke specificerer sig selv, men tager tid,, og det er principielt denne opgave , der bliver outsourced til leverandøren i forhold til at sende vagt definerede opgaver til en underleverandør. Denne opgave koster typisk mere end selve udviklingen, hvilket kan være svært at forstå før man bliver af en overbevisning om et projekts totalpris. Hvis der er tale om omfangsrige projekter, er det vigtigt, der når der søges leverandører stilles en række centrale spørgsmål hos eventuelle underleverandører:
- Hvordan måler i om projektet er en succes?
- Hvordan arbejdes der med kvalitet?
- Hvad sker der, når der kommer ændringer i forhold til den oprindelige opgave?
- Hvor hurtigt kan jeg regne med at få svar på forespørgsler?
- Hvem er projektlederen, som kommer til at stå for projektet?
- Hvordan kan vi følge med i projektet?
- Hvor meget rabat får vi, hvis ikke leverencen sker til aftalt deadline i aftalt kvalitet?
Hvis en leverandør svarer tilfredsstillende på ovennævnte spørgsmål, skal der også laves en skriftlig aftale, som beviser det. Dette behøver ikke være en større juridisk udredning med advokater osv., men til formålet kan typisk findes standardiserede aftaler, som reelt mest skal bruges til at få en hensigt erklæret.
Ved komplicerede opgaver er det oftest mest motiverende for begge parter med en betalingsform, hvor der afregnes efter resultater.Således deles risikoen med outsourcing partneren, eftersom, at betalingerne ikke falder, inden resultatet af det aftalte arbejde overdrages – og man ved som kunde desuden, præcis hvad udgiften bliver, da der pr. milestone kan laves fast-pris aftaler. Outsourcing partneren er også klar over, at de ikke kommer til at sidde uden indtjening efter et projekt, så længe aftalte leveres, og ergo er begge parters risiko minimeret. En god måde at blive klogere på leverandøren er, at få dem til at stille delmålene op for det samlede arbejde. Hvis den leverede plan lover guld og grønne skove,så drop vedkommende som leverandør. Man spilder tiden ved, at påbegynde en opgave, som outsourcing partneren ikke føler de tjener nok på, fordi de har oversolgt sig.
En plan med delmål-betalinger kan f.eks. så sådan her ud:
- Ved accept af kravspecifikation betales 20 %
20 % er en forholdsvis stor del af beløbet. Det giver leverandøren lidt likviditet at arbejde med, og et signal om, at regningen nok skal blive betalt i den anden ende.
- Når første milestone er nået afregnes 10 %
Hvis opgaven er et større website, er det oplagt at første delmål er levering af design.
- Når anden milestone er nået afregnes 10 %
På nuværende tidspunkt har løsningen den ønskede funktionalitet
- Efter teknisk dokumentation, vurdering af realiseret kvalitet og validering af projektet betales 10 %
- Når projektet er set efter i sømmene og endelig accepteret, betales 50 %
Overordnet for komplicerede projektsamarbejder, er det også en god ide, at projektlederen som kunde, er i stand til at forstå leverandørens udfordringer undervejs. Det er næsten logik for burhøns, at hvis man bruger en person er uerfaren indenfor det tekniske fagområde, projektet omhandler, til at indkøbe ikke-definerede ydelser, så kan det nemt blive en dyr og frustrerende fornøjelse.
Efter at have læst denne artikel har du (forhåbentlig 
fået en kort introduktion til outsourcing af mindre og større opgaver. Som øvrig læsning er det en god ide at læse nogle forskellige udviklingsmodeller og metoder til udarbejdelse af kravspecifikation. Jeg har skrevet nogle af mine egne erfaringer til at udarbejde en ”madopskrifts” kravspecifikation på http://kravspecifikation.com.
Lad os krydse fingre for nogle gode handler for både kunde og leverandør fremadrettet